Naslovna Katolička crkvaO namaBiskupi BK BiHBiskupijeTijela BK BiHRedovništvo u BiHDokumentiZakoniAktualnosti

Uredba BK BiH o crkvenim arhivima

UREDBA BISKUPSKE KONFERENCIJE BOSNE I HERCEGOVINE O CRKVENIM ARHIVIMA

Članak 1.
Crkveni arhivi sadrže arhivsku građu nastalu djelatnošću crkvenih ustanova i organa ili osoba u službi Crkve. Arhivska građa je sva pisana građa nastala radom neke crkvene ustanove, organa ili osobe.
Tekuća građa nastaje u sadašnjosti i još služi radu ustanove te se drži u registraturi.
Poslije određenoga vremena građa se iz registrature prenosi u arhivgdje se čuva kao svjedočanstvo života (pastoralnoga, povijesnoga, socijalnoga, opće kulturnoga i sl.) i djelovanja Crkve u prošlosti.
Crkveni arhivi mogu posjedovati i drugu arhivsku građu stečenu poklonom, otkupom i sl., a mogu građu primati i na depozit.
 
Članak 2.
Crkveni arhivi se dijele prema djelatnosti ureda i crkvenih tijela te postoje: arhiv Biskupske konferencije, biskupijski ili dijecezanski arhivi i arhivi biskupijskih središnjih ustanova, kaptolski arhivi, dekanatski i župni arhivi, arhivi redovničkih zajednica, arhivi bratovština i pobožnih društava, arhivi ostalih crkvenih organa i ustanova.
 
I. BISKUPIJSKI ARHIVI
Članak 3.
Biskupijski arhiv čini arhivska građa nastala djelovanjem Biskupijskog ordinarijata i Uprave biskupijskih dobara.
 
Članak 4.
Vlasnik Biskupijskog arhiva je Biskupija.
 
Članak 5.
Biskupijskim arhivom upravlja biskup, a zamjenjuje ga generalni vikar i kancelar.
U upravljanju Biskupijskim arhivom biskupu pomažu Arhivski odbor biskupije i Arhivski delegat.
 
Članak 6.
Pristup u arhivsko spremište imaju jedino kancelar i arhivist, a druge osobe samo u pratnji jednog od njih.
 
Članak 7.
Arhivski odbor biskupije čine: kancelar kao predsjednik, arhivski delegat (koji može biti za više biskupija), arhivist i još 2 – 3 člana.
 
Članak 8.
Članove Arhivskog odbora imenuje biskup, a tajnika odbora imenuje predsjednik između članova odbora.
 
Članak 9.
Arhivski odbor upravlja radom u Biskupijskom arhivu tako da:
a)      prima i odobrava plan rada u arhivu,
b)      odobrava izvještaj o radu,
c)      brine se za izlučivanje bezvrijedne pisane građe te odobrava plan i izvještaj o izvršenom izlučivanju.
Arhivski odbor sastaje se najmanje jedanput godišnje.
 
Članak 10.
Arhivski delegat vrši stručni nadzor nad radom u Biskupijskom arhivu:
a)      daje upute za sređivanje, popisivanje i čuvanje arhivske građe,
b)      čuva kopiju arhivskog inventara,
c)      nadzire izlučivanje arhivske građe i podnosi o tome izvještaj arhivskom odboru,
d)      nadzire arhivsku službu u biskupiji,
e)      izvješćuje biskupa o stanju arhivske službe u biskupiji te biskupu i Arhivskom odboru daje prijedloge za unapređenje te službe na području biskupije,
f)       prima odredbe i preporuke Biskupske konferencije o arhivskoj službi i brine se za njihovo izvršavanje.
 
Članak 11.
Arhivist vrši stručne poslove u Biskupijskom arhivu:
a)      sređuje arhivsku građu,
b)      popisuje građu,
c)      sastavlja i dopunjuje inventar arhiva,
d)      čuva građu od oštećenja, nestanka i uništenja,
e)      daje arhivsku građu na proučavanje, vrši i druge stručne poslove.
 
Članak 12.
Arhivistu imenuje biskup. U službi mogu arhivistu pomagati jedan ili više pomoćnika. Oni rade pod trajnim nadzorom i odgovornošću arhivista.
 
Članak 13.
Arhivist izrađuje plan rada i predlaže ga na odobrenje Arhivskom odboru. Isto tako izrađuje plan izlučivanja građe i predlaže na odobrenje odboru. O svom radu daje godišnje izvješće koje odobrava Arhivski odbor.
 
Članak 14.
Građa Biskupijskog arhiva pristupačna je za znanstveno istraživanje u načelu 50 godina poslije njezina postanka. Arhivist daje na proučavanje unutar arhiva građu osobama koje poznaje. U protivnom slučaju odobrenje za proučavanje daje biskup ili generalni vikar s kancelarom. Kod stranih državljana treba primijeniti domaće državne propise.
 
Članak 15.
Svaki korisnik dužan je pismeno zatražiti odobrenje za proučavanje građe u Biskupijskom arhivu. U molbi će navesti koju vrstu građe želi i u koju svrhu je kani proučavati.
 
Članak 16.
Građa se može proučavati jedino u arhivskoj čitaonici ili u drugoj prikladnoj prostoriji biskupske kurije, a pod nadzorom arhivista ili njegova zamjenika. Proučavanje građe bilježi se u Dnevnik čitaonice. Čitatelji su dužni čuvati građu od svakog oštećenja i nadoknaditi možebitnu nastalu štetu.
 
Članak 17.
Snimanje arhivske građe može se dopustiti. Za snimanje građe potrebna je prethodna suglasnost biskupa odnosno kancelara.
Ako se snimanje građe ima obaviti izvan arhivske zgrade, treba poduzeti sve mjere za zaštitu građe.
 
Članak 18.
Posuđivati arhivsku građu radi proučavanja u privatnom stanu nije nikome dopušteno, pa ni arhivskom osoblju ni crkvenim prelatima.
 
Članak 19.
Otuđivanje ili zamjena arhivske građe zabranjena je, i to ne samo isprava od posebnoga povijesnog značenja, nego i svakoga drugog spisa i pisma koje po svojoj naravi i određenju pripada arhivu.
 
II. KAPTOLSKI ARHIVI
Članak 20.
Kaptoli (katedralni i zborni) izrađuju uredbu o svojem arhivu prema statutima kaptola, prema vrsti svoga djelovanja i uz primjenu općih načela iznesenih u ovoj Uredbi o Biskupijskim arhivima, te su takvu uredbu dužni dostaviti BK BiH.
Kaptolima se skreće pažnja na veliku historijsku vrijednost njihovih arhiva, te su dužni najvećom pomnjom te arhive čuvati i sređivati arhivsku građu u njima.
 
III. DEKANATSKI I ŽUPNI ARHIVI
Članak 21.
Djelovanjem dekanatskog, odnosno župnog ureda nastaje pisana građa od koje postaje dekanatska i župna registratura.
Kad pisana građa dekanatske ili župne registrature prestane služiti potrebama dekanatskog odnosno župnog ureda, prenosi se iz registrature u dekanatski odnosno župni arhiv.
U pravilu se registraturna građa prenosi u arhiv kada prođe 25 godina od njezina postanka. Izuzetno može biti kraći ili dulji rok, prema tome je li građa potrebna dekanatskom odnosno župnom uredu za njegov redoviti rad ili nije.
 
Članak 22.
Registraturnu građu župnog ureda čine:
  1. Matične knjige:
    a)      matica krštenih,
    b)      matica potvrđenih,
    c)      matica vjenčanih,
    d)      matica umrlih,
    e)      naknadne zabilješke uz maticu krštenih,
    f)       knjiga vjerskih prijelaza,
    g)      indeksi uz matične knjige.
  2. Stanje duša – status animarum – ili matica obitelji.
  3. Uredske knjige:
    a)      urudžbeni zapisnik,
    b)      oglasne knjige:
    ba) knjiga ženidbenih navještaja,
    bb) nedjeljni oglasi, obavijesti,
    bc) godovnjaci (popisi za spomen pokojnih),
    bd) druge slične knjige,
    c)   popis polaznika vjeronauka (imenik),
    d)   popis prvopričesnika,
    e)   popis proviđenih bolesnika,
    f)   zapisnici sjednica crkvenih odbora i crkvenih organa i organizacija
    g) liber intentionum.
  4. Računske knjige crkve i kapela:
    a)      knjige računa,
    b)      popisi priloga za popravke i sl.
  5. Knjige inventara (imovnika) crkvene i župne (nadarbinske) imovine,
  6. Knjige misnih zaklada,
  7. Okružnice (uvezane u knjige) ili službeni vjesnik,
  8. Spomenica ili ljetopis župe (liber memorabilium),
  9. Kanonske vizitacije (kopije vezane u knjige),
  10. Ostale pomoćne knjige, ukoliko ih ima,
  11. Tekući spisi župnog ureda, uključivši blagajniče priloge.
 Članak 23.
Građa župnog arhiva dijeli se na 4 vrste:
a)   povelje ili isprave,
b)   uredske knjige,
c)   spisi,
d)   različna građa.
 
Članak 24.
Arhivska građa župnog arhiva čuva se odijeljeno od registraturne građe u posebnom ormaru ili iznimno u istom ormaru, ali tako da je jedna građa odijeljena od druge.
 
Članak 25.
Građu treba pomno čuvati u suhoj i zračnoj prostoriji, tako da se sačuva od vlage, prevelike topline, jakog sunčanog svjetla, a osobito od insekata.
Sva pisana građa mora se čuvati pod ključem tako da bude pristupačna jedino župniku kao odgovornoj osobi.
Izlučivanje (škartiranje) odobrava na prijedlog župnika biskupski Arhivski odbor i vrši se pod nadzorom Arhivskog delegata.
 
Članak 26.
Arhivska građa mora biti popisana i signirana.
Inventar arhiva sastavlja i dopunjuje župnik. Jedan primjerak inventara nalazi se u župnom uredu, a drugi u Biskupijskom arhivu.
 
Članak 27.
Otuđivanje i zamjena arhivske građe župnog arhiva nije dopuštena.
 
Članak 28.
Arhivska građa može se proučavati jedino u župnom uredu pod nadzorom župnika ili njegova zamjenika. O takvom proučavanju treba voditi poseban dnevnik.
Nepoznate osobe, posebno strani državljani, moraju za korištenje građe imati dopuštenje biskupa ili generalnog vikara.
 
Članak 29.
Nadzor nad župnim arhivom vrši dekan, biskup i biskupijski arhivski delegat.
 
Članak 30.
U slučaju potrebe primijenit će se prema nemarnim čuvarima registrature i arhiva crkvene kazne, predviđene Crkvenim zakonikom.
Arhivskim zakonom predviđene su i od državne vlasti kazne za čuvare arhivske građe, ako bi njihovom krivnjom građa bila oštećena ili uništena.
 
Članak 31.
U slučaju ukinuća župe ili dekanata cjelokupni njihov arhiv prenosi se na onu župu ili dekanat, koji je baštinik dosadašnje župe ili dekanata, ili se prenosi u centralni biskupijski arhiv. O tome donosi odluku ordinarij.
 
IV. REDOVNIČKI ARHIVI I ARHIVI OSTALIH CRKVENIH USTANOVA
Članak 32.
Arhivi redovničkih zajednica mogu biti, prema djelovanju redovničkih ustanova:
  1. Arhivi generalnih kurija ili kuća matica,
  2. Provincijalni arhivi,
  3. Samostanski, kućni i ostali arhivi.
Članak 33.
Generalne kurije ili kuće matice te redovničke provincije izrađuju uredbe za svoje arhive uzimajući u obzir propise ove Uredbe o Biskupijskim arhivima.
Kao osnova za uredbu o samostanskim, odnosno kućnim arhivima primijenit će se propisi ove Uredbe o župnim arhivima, uz potrebne preinake s obzirom na vlastitosti redova, kongregacija i drugih redovničkih zajednica.
 
Članak 34.
Izrađene uredbe o redovničkim arhivima dostavljaju poglavarstva redovničkih zajednica Biskupskoj konferenciji radi evidencije.
 
Članak 35.
Arhivska građa crkvenih bratovština i pobožnih društava te ostalih crkvenih ustanova i organa čuva se i koristi uz primjenu načela iznesenih u ovoj uredbi o župnim arhivima.
 
V. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 36.
 
Crkveni arhivi kaptola, bratovština i pobožnih društava te ostalih crkvenih ustanova ili organa po prestanku rada ustanova ili organa od kojih su nastali pohranjuju se kao cjelina prema području djelovanja u biskupijski odnosno župni arhiv.
 
Članak 37.
Svi posjednici crkvenih arhiva ili arhivske građe bilo kojeg opsega, dužni su voditi inventar i kartoteku spomenute građe, te jedan primjerak inventara i kartoteke dostaviti svome ordinarijatu, a drugi primjerak BK BiH u svrhu formiranja centralnog arhiva i kartoteke za čitavo područje BK BiH.
 
Članak 38.
Za pravilno tumačenje ove Uredbe nadležno je Vijeće BK BiH za crkvena kulturna i materijalna dobra.
 
Članak 39.
Uredbu o crkvenim arhivima potvrdila je BK BiH na 40. redovitoj sjednici u Banjoj Luci dana 12. srpnja 2007. i istoga dana je stupila na snagu.
PREPORUČI